Politica de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

Para efectos de esta Politica se adoptan las definiciones establecidas en el articulo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. Entre las principales:

• Dato personal: Cualquier informacion vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Tratamiento: Cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
• Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicacion verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de las politicas de tratamiento que le seran aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento.
• Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminacion, tales como los que revelen el origen racial o etnico, la orientacion politica, las convicciones religiosas o filosoficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido politico o que garanticen los derechos y garantias de partidos politicos de oposicion, asi como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biometricos.

3. Principios rectores

El tratamiento de datos personales por parte de METROPROPIEDADES se rige por los siguientes principios, de conformidad con el articulo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: El tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y las demas disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legitima, la cual se informa al titular.
• Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: La informacion sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener informacion acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulacion restringida: El tratamiento se sujeta a los limites derivados de la naturaleza de los datos, de las disposiciones legales y de la autorizacion del titular.
• Seguridad: La informacion se maneja con las medidas tecnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Confidencialidad: Las personas que intervienen en el tratamiento estan obligadas a garantizar la reserva de la informacion.

4. Datos que recopilamos

En el desarrollo de su actividad inmobiliaria, METROPROPIEDADES puede recopilar y tratar las siguientes categorias de datos personales:

4.1 Datos de identificacion y contacto

Nombre completo, numero de cedula de ciudadania o NIT, direccion de residencia o correspondencia, correo electronico, numero de telefono fijo y/o celular.

4.2 Datos relacionados con la actividad inmobiliaria

Informacion sobre inmuebles de interes (tipo, ubicacion, presupuesto), datos del inmueble ofrecido en arrendamiento o venta, fotografias del inmueble, preferencias de busqueda.

4.3 Datos laborales y financieros

Informacion laboral (empresa, cargo, antiguedad), datos de ingresos y capacidad economica, referencias personales y comerciales, historial crediticio. Estos datos se solicitan cuando el titular inicia un proceso de estudio de arrendamiento o cuando resulten necesarios para la formalizacion de una relacion contractual.

4.4 Datos de navegacion

Direccion IP, tipo de dispositivo, navegador, sistema operativo, paginas visitadas, fechas y horas de acceso, eventos de navegacion en el sitio web.

4.5 Datos sensibles

METROPROPIEDADES no solicita ni recopila datos sensibles de forma deliberada. En caso de que, por la naturaleza de un proceso inmobiliario, el titular suministre voluntariamente informacion de esta categoria, se tratara con las medidas reforzadas de proteccion que exige la ley.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recopilados seran utilizados para las siguientes finalidades:

5.1 Finalidades directamente relacionadas con la actividad inmobiliaria

• Gestionar solicitudes de arrendamiento, venta, compra o administracion de inmuebles.
• Realizar estudios de arrendamiento y verificacion de referencias.
• Elaborar, celebrar y ejecutar contratos de arrendamiento, administracion, mandato u otros relacionados con la actividad inmobiliaria.
• Contactar al titular en relacion con solicitudes, procesos o servicios iniciados por el.
• Gestionar citas, visitas a inmuebles y seguimiento comercial.
• Publicar inmuebles en la plataforma web y en portales inmobiliarios aliados.
• Gestionar el pago de canones, servicios publicos, administracion y demas obligaciones derivadas de los contratos.

5.2 Finalidades comerciales y de comunicacion

• Enviar comunicaciones comerciales, ofertas, novedades inmobiliarias y contenido de interes, cuando exista autorizacion del titular.
• Realizar encuestas de satisfaccion y estudios de mercado.
• Gestionar la suscripcion al boletin informativo.

5.3 Finalidades operativas y legales

• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y fiscales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Mejorar el funcionamiento, seguridad y experiencia del sitio web.
• Medir el desempeno del sitio web y de campanas publicitarias, cuando exista consentimiento.
• Gestionar el registro y control de visitantes a las sedes fisicas.
• Prevenir actividades fraudulentas o ilicitas.

6. Autorizacion del titular

METROPROPIEDADES obtiene la autorizacion previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, la cual puede otorgarse por los siguientes medios:

• Formularios fisicos o digitales con clausula de autorizacion.
• Casilla de aceptacion (checkbox) en formularios del sitio web.
• Correo electronico de confirmacion.
• Conducta inequivoca del titular que permita concluir de forma razonable que otorgo la autorizacion, conforme a lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015.

La autorizacion informa al titular: la finalidad del tratamiento, los datos que seran recopilados, el caracter facultativo de las respuestas a preguntas sobre datos sensibles o de menores, los derechos que le asisten y la identificacion del responsable.

No se requiere autorizacion cuando se trate de datos de naturaleza publica, datos requeridos por una entidad publica en ejercicio de sus funciones, datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, o en casos de urgencia medica o sanitaria, entre las demas excepciones previstas en la ley.

7. Derechos del titular

De conformidad con el articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Acceso: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento. Este derecho se puede ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Prueba de la autorizacion: Solicitar prueba de la autorizacion otorgada al responsable, salvo las excepciones legales.
• Informacion: Ser informado por el responsable, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Queja ante la SIC: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley, una vez haya agotado el tramite de consulta o reclamo ante el responsable.
• Revocatoria y supresion: Revocar la autorizacion y/o solicitar la supresion de los datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantias constitucionales y legales.
• Acceso gratuito: Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. Procedimiento para ejercer los derechos

8.1 Consultas

Los titulares o sus causahabientes podran consultar la informacion personal que repose en las bases de datos de METROPROPIEDADES. La consulta sera atendida en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho termino, se informara al interesado, expresando los motivos de la demora y senalando la fecha en que se atendera, la cual en ningun caso podra superar los cinco (5) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.

8.2 Reclamos

El titular que considere que la informacion contenida en una base de datos debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando advierte un presunto incumplimiento de las obligaciones legales, podra presentar un reclamo ante METROPROPIEDADES, el cual sera tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulara mediante solicitud dirigida al responsable, con la identificacion del titular, la descripcion de los hechos, la direccion y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerira al interesado dentro de los cinco (5) dias siguientes para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la informacion requerida, se entendera que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluira en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un termino no mayor a dos (2) dias habiles. Dicha leyenda debera mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El termino maximo para atender el reclamo sera de quince (15) dias habiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que sera atendido, la cual en ningun caso podra superar los ocho (8) dias habiles siguientes al vencimiento del primer termino.

8.3 Canal de atencion

Las consultas y reclamos podran presentarse a traves de:

La solicitud debera contener como minimo: nombre completo del titular, numero de identificacion, descripcion de la solicitud, direccion de notificacion y documentos de soporte cuando aplique.

9. Personas a quienes se pueden suministrar los datos

METROPROPIEDADES podra suministrar o compartir datos personales en los siguientes casos:

• Encargados del tratamiento: Proveedores de tecnologia, plataformas CRM, proveedores de correo electronico, proveedores de alojamiento web, plataformas de analisis y medicion, con quienes se hayan suscrito contratos de transmision de datos que garanticen el cumplimiento de la ley.
• Aliados inmobiliarios: Portales inmobiliarios, afianzadoras y aseguradoras, centrales de riesgo, cuando sea necesario para la prestacion de los servicios contratados por el titular.
• Autoridades competentes: Cuando medie una obligacion legal o una orden judicial o administrativa.
• Terceros autorizados: Cuando el titular haya otorgado su autorizacion expresa.

En todos los casos, el acceso de terceros se limitara a lo estrictamente necesario para la finalidad correspondiente.

10. Medidas de seguridad

METROPROPIEDADES adopta medidas tecnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, perdida, adulteracion, consulta, uso o divulgacion no autorizados, incluyendo:

• Control de acceso a las bases de datos y sistemas de informacion.
• Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) en el sitio web.
• Politicas internas de manejo de informacion y clausulas de confidencialidad.
• Capacitacion al personal que participa en el tratamiento de datos.
• Revision periodica de las medidas de seguridad implementadas.

Ningun sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. METROPROPIEDADES se compromete a actualizar las medidas de proteccion conforme evolucionen los riesgos y las buenas practicas del sector.

11. Conservacion de los datos

Los datos personales seran conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, atender obligaciones legales, contractuales, contables o fiscales, resolver controversias y ejercer o defender derechos, segun corresponda.

Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y agotados los terminos legales de conservacion, los datos seran eliminados de las bases de datos o anonimizados de manera que no permitan la identificacion del titular.

12. Tratamiento de datos de menores de edad

METROPROPIEDADES no recopila ni trata de manera deliberada datos personales de menores de edad. En el evento en que se identifique que se han recopilado datos de un menor sin la autorizacion del representante legal, se procedera a su eliminacion inmediata.

13. Transferencias y transmisiones internacionales

Cuando los datos personales sean objeto de transferencia a terceros paises, METROPROPIEDADES verificara que el pais destinatario cuente con niveles adecuados de proteccion de datos o, en su defecto, que se cumplan las condiciones establecidas en el articulo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Modificaciones a esta Politica

METROPROPIEDADES se reserva el derecho de modificar esta Politica en cualquier momento. Las modificaciones estaran vigentes a partir de su publicacion en el sitio web. Se informara a los titulares de cambios sustanciales por los medios habituales de comunicacion.

Se recomienda al titular consultar periodicamente esta Politica para estar informado sobre el tratamiento de sus datos personales.

15. Vigencia

Esta Politica entra en vigencia a partir de su publicacion en el sitio web y permanecera vigente mientras METROPROPIEDADES desarrolle su actividad y no sea reemplazada por una nueva version.

Las bases de datos en las que se registran los datos personales tendran una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la finalidad del tratamiento o el termino legal de conservacion que resulte aplicable.

Politica de Tratamiento de Datos Personales — ARRENDAMIENTOS METROPROPIEDADES S.A.S. — Version 1.0 — Agosto de 2026